Gedrags- en ethische code
Inleiding
Carpenter zet zich in om zaken te doen volgens de hoogste ethische en morele normen en in overeenstemming met alle toepasselijke wetten en regels van de landen en plaatsen waar we actief zijn. Deze toewijding weerspiegelt onze leidinggevende principes, die alle werknemers moeten volgen en toepassen in elk aspect van ons zakelijke leven.
Bij het volgen van deze principes moet elke werknemer erkennen dat persoonlijke belangen niet boven de loyaliteit en verantwoordelijkheid mogen worden geplaatst die we als werknemers verschuldigd zijn aan Carpenter. Ieder van ons zal zijn verantwoordelijkheden uitsluitend nakomen op basis van wat in het beste belang is van Carpenter en onafhankelijk van onze persoonlijke overwegingen of relaties.
Zoals gebruikt in deze Gedrags- en Ethische Code:
- “Carpenter” betekent Carpenter Co. en alle binnenlandse of buitenlandse dochterondernemingen en gelieerde bedrijven, evenals joint ventures waarin Carpenter een meerderheidsbelang en/of managementverantwoordelijkheid heeft,
- “werknemers” of “vertegenwoordigers” betekent en omvat alle werknemers, functionarissen en directeuren van Carpenter, en
- “supervisor” betekent de persoon aan wie een werknemer of vertegenwoordiger rapporteert.
Van tijd tot tijd kunnen we te maken krijgen met situaties waarin sprake is van een mogelijk belangenconflict of een vraag over de juiste gedragslijn die we geacht worden te volgen. Hoewel het niet mogelijk is om elke situatie die zich kan voordoen te voorzien, richt deze Gedragscode & Ethiek zich op het soort situaties dat zich het meest waarschijnlijk zal voordoen en biedt algemene richtlijnen voor alle andere situaties.
Elke medewerker van Carpenter moet deze Gedragscode en ethiek lezen om vertrouwd te raken met de inhoud. Als u te maken krijgt met een situatie die hier niet specifiek wordt behandeld, wordt van u verwacht dat u de algemene filosofie en concepten die hierin zijn opgenomen toepast en dat u zich dienovereenkomstig gedraagt. Daarnaast wordt van u verwacht dat u handelt in overeenstemming met de bepalingen van het Handboek voor werknemers (indien beschikbaar) en specifieke Carpenter beleidsregels die verkrijgbaar zijn bij uw supervisor of de afdeling Personeelszaken. Als u nog steeds vragen hebt, moet u de specifieke omstandigheden bespreken met uw supervisor, uw manager Personeelszaken, de juridische afdeling of een lid van de directie.
Carpenter-filosofie
Een van Carpenter’s Guiding Principles vat de filosofie het best samen. “We moeten ons best doen om onszelf te dienen, maar we mogen niet vergeten dat we uiteindelijk ten dienste staan van de maatschappij, wier goedkeuring van onze acties de basis vormt voor het bestaan van ons bedrijf”. Dit betekent dat we onze zaken met klanten, leveranciers, werknemers en anderen op een eerlijke en oprechte manier moeten regelen. Dit is niet alleen een goede ethiek, het is ook goed zakendoen.
Hoewel het belangrijk is om de waarde van het hebben en naleven van een dergelijke filosofie te erkennen, erkent Carpenter ook dat het net zo belangrijk is om een werkomgeving te creëren en te onderhouden die deze filosofie bevordert en waarbinnen werknemers prettig kunnen werken. Een essentieel onderdeel van deze omgeving is ons opendeurenbeleid, dat onze werknemers de mogelijkheid biedt om zorgwekkende situaties te bespreken met de juiste supervisor of een lid van het management. Werknemers moeten het gevoel hebben dat een situatie naar behoren is afgehandeld. Daarom wordt open communicatie verwacht en aangemoedigd, vooral bij gevoelige kwesties met betrekking tot bedrijfsethiek, belangenverstrengeling en werknemersrelaties.
Van elke werknemer van Carpenter wordt verwacht dat hij/zij te allen tijde in het beste belang van Carpenter handelt en dat hij/zij zijn/haar dagelijkse werkzaamheden namens Carpenter uitvoert in overeenstemming met de volgende principes:
Belangenvermenging
Als medewerker van Carpenter moet u situaties vermijden waarin uw persoonlijke belangen in strijd zijn, of redelijkerwijs in strijd lijken te zijn, met de belangen van Carpenter, of die uw oordeel of handelingen bij het uitvoeren van uw taken zouden kunnen beïnvloeden of lijken te beïnvloeden. Een voorbeeld hiervan is een persoonlijk of familiaal financieel belang in een bedrijf dat ofwel een concurrent is van, of dat zakelijke relaties heeft met Carpenter (deze beperking is niet van toepassing op minimaal bezit van aandelen of andere effecten van een bedrijf waarvan de aandelen openbaar worden verhandeld). Werknemers moeten ook externe werkgelegenheid of activiteiten vermijden die op enigerlei wijze een negatieve invloed kunnen hebben op de werkprestaties of Carpenter’s reputatie in de gemeenschap, of die anderszins in strijd zijn met uw verplichtingen aan Carpenter.
Gebruik van de activa van Carpenter
De bezittingen van Carpenter mogen uitsluitend ten voordele van worden gebruikt. Elke medewerker is er verantwoordelijk voor dat bedrijfsactiva alleen worden gebruikt voor geldige bedrijfsdoeleinden. Deze activa zijn niet beperkt tot alleen onze fysieke vestigingen, apparatuur, inventaris, bedrijfsfondsen of kantoorbenodigdheden. Ze omvatten ook nieuwe technologieën, uitvindingen, bedrijfsstrategieën, financiële gegevens en andere informatie over ons bedrijf. Medewerkers mogen deze activa niet gebruiken voor persoonlijk gewin voor zichzelf of anderen. Medewerkers mogen deze activa niet verkopen of anderszins overdragen aan andere personen, behalve in het kader van de normale gang van zaken en in overeenstemming met standaardprocedures. Een dergelijke verkoop of overdracht moet worden ondersteund door de juiste goedgekeurde documentatie en worden vastgelegd in Carpenter’s boeken en bescheiden.
Vertrouwelijke informatie
Als medewerker van Carpenter hebt u mogelijk toegang tot vertrouwelijke informatie over Carpenter en haar klanten, leveranciers en concurrenten. Deze informatie mag om geen enkele reden openbaar worden gemaakt aan niet-werknemers, behalve in overeenstemming met Carpenter’s vastgestelde procedures, zoals op grond van geheimhoudingsovereenkomsten. Werknemers mogen vertrouwelijke informatie die ze tijdens het werk hebben verkregen niet gebruiken voor persoonlijk financieel gewin. “Vertrouwelijke informatie” omvat informatie of gegevens over producten, bedrijfsstrategieën, bedrijfshandleidingen, materialen, processen, systemen, procedures, enzovoort, evenals alle financiële gegevens. De bovengenoemde soorten informatie, documenten en gegevens worden beschouwd als Carpenter’s handelsgeheimen en zijn bedoeld om te worden beschermd door alle toepasselijke wetten die dergelijke handelsgeheimen regelen.
Steekpenningen en smeergeld
Werknemers of hun familieleden mogen onder geen enkele omstandigheid persoonlijke steekpenningen, smeergeld, kortingen of andere vormen van betaling accepteren of aanmoedigen in verband met de aankoop of verkoop van goederen en diensten. Deze betalingen kunnen vele vormen aannemen en zijn niet beperkt tot directe contante betalingen. In het algemeen geldt dat als de werknemer of zijn familie persoonlijk voordeel heeft bij de transactie, deze verboden is. Dergelijke praktijken zijn niet alleen onethisch, maar in veel gevallen ook illegaal.
Wederkerigheid
Het kan voorkomen dat Carpenter goederen of diensten koopt van een leverancier die ook goederen en diensten van ons koopt. Hoewel deze praktijk als acceptabel wordt beschouwd, is elke vorm van druk om wederkerigheid met die leverancier te bewerkstelligen dat niet. Leveranciers mogen niet gevraagd worden om onze producten of diensten te kopen om leverancier te worden of te blijven van Carpenter.
Geschenken of giften
Werknemers mogen onder geen enkele omstandigheid geschenken in de vorm van geld aannemen, noch mogen zij niet-monetaire geschenken, giften of enig ander persoonlijk voordeel of gunst van welke aard dan ook vragen van personen, leveranciers of klanten. Medewerkers mogen ongevraagde niet-monetaire geschenken van een klant of potentiële klant alleen accepteren als het geschenk van nominale waarde is of als het geschenk voornamelijk van reclame- of promotiekarakter is. Geschenken van meer dan $50 mogen worden geaccepteerd als er sprake is van protocol, beleefdheid of andere speciale omstandigheden, zoals soms het geval is bij internationale transacties. Al deze geschenken moeten echter worden gemeld aan de betreffende Executive/Senior Vice President, die zal bepalen of de medewerker het geschenk mag houden of moet teruggeven, of dat het geschenk beter Carpenter’s eigendom kan worden.
Entertainment
Werknemers mogen niet vragen om entertainment van personen, leveranciers of klanten met wie Carpenter zaken doet. In gepaste omstandigheden mogen werknemers individuen entertainen met wie Carpenter een zakelijke relatie heeft, zolang het entertainment wordt aangeboden in overeenstemming met Carpenter’s entertainment- en ander beleid. Het aanbieden of accepteren van entertainment anders dan in de ontwikkeling van een zakelijke relatie moet worden vermeden.
Betalingen aan verkoopvertegenwoordigers en consultants
Overeenkomsten met verkoopvertegenwoordigers of consultants moeten (i) schriftelijk zijn, (ii) duidelijk en nauwkeurig de te verrichten diensten uiteenzetten, (iii) de basis voor het verdienen van de betreffende commissie of vergoeding weergeven, (iv) het toepasselijke tarief of de toepasselijke vergoeding uiteenzetten en (v) worden gecontroleerd en ondertekend door een bevoegde Carpenter vertegenwoordiger. Dergelijke betalingen moeten redelijk zijn en in verhouding staan tot de waarde en het type van de verleende diensten.
Betalingen aan overheidspersoneel
Er mogen geen betalingen van geld, geschenken, diensten, entertainment of iets van waarde worden aangeboden of beschikbaar worden gesteld in welke hoeveelheid dan ook, direct of indirect, aan een overheidsfunctionaris of -medewerker in welk land dan ook, zelfs niet als de betaling in dat land legaal is. Raadpleeg in geval van twijfel de juridische afdeling.
Andere ongepaste betalingen
Het gebruik van Carpenter fondsen of activa voor onwettige of onethische doeleinden is ten strengste verboden. Elke betaling die ongepast is wanneer deze wordt gedaan door een werknemer van Carpenter is eveneens ongepast wanneer deze wordt gedaan door een vertegenwoordiger, consultant of andere derde partij namens Carpenter waarbij Carpenter weet of reden heeft om te weten dat de betaling zal worden gedaan. Het is verboden om een betaling te doen aan een derde partij voor een ander doel dan het doel dat vermeld staat op de betalingsdocumenten.
Vervalsing van dossiers
Er mogen nooit valse of misleidende posten worden opgenomen in de boeken of records van Carpenter of in interne of externe rapporten, om welke reden dan ook. Geen enkele betaling of ontvangst namens Carpenter mag worden goedgekeurd of gedaan met de intentie of afspraak dat een deel van de betaling of ontvangst zal worden gebruikt voor een ander doel dan beschreven in de documenten die de transactie ondersteunen. Rekeningen buiten het boekje, waarbij ontvangsten of uitgaven niet worden verantwoord in de boeken van Carpenter, zijn ten strengste verboden.
Bewaren van gegevens
Verwijdering of vernietiging van Carpenter’s documenten en bestanden moet gebeuren in overeenstemming met het beleid voor het bewaren van documenten. Diverse voorschriften vereisen het bewaren van bepaalde documenten gedurende verschillende perioden, met name op het gebied van belastingen, personeel, gezondheid en veiligheid en milieu. Als er bovendien een rechtszaak of een overheidsonderzoek of -audit loopt of dreigt, mogen relevante documenten niet worden weggegooid of vernietigd tot de zaak is afgesloten. Vernietiging van documenten om openbaarmaking in een juridische procedure te voorkomen kan een strafbaar feit zijn. Vragen over het bewaren van documenten moeten worden gericht aan de juridische afdeling, vooral als er een rechtszaak, onderzoek of administratieve actie loopt of kan lopen waarbij Carpenter of een van zijn leidinggevenden, leveranciers of klanten betrokken is.
Antitrustwetten van de Verenigde Staten
Carpenter Van werknemers wordt verwacht dat ze de antitrustwetten van de Verenigde Staten naleven. CarpenterHet beleid van het bedrijf verbiedt elke discussie, communicatie, overeenkomst of afspraak met een concurrent over prijzen, kortingen, verkoop- of inkoopvoorwaarden, markten, productiekosten, distributie en dergelijke. Elke afspraak of overeenkomst met een andere persoon om geen zaken te doen met een klant of leverancier of elke vorm van discriminatie in prijzen of promotionele vergoedingen tussen concurrerende klanten (behalve zoals uiteengezet in de volgende paragraaf) is in strijd met het Carpenter beleid. Het is ook tegen het beleid van Carpenter om te eisen dat een klant zich houdt aan suggesties met betrekking tot wederverkoopprijzen of voorwaarden voor wederverkoop.
Benadrukt moet worden dat de antitrustwetten van de Verenigde Staten complex zijn en dat het voorgaande noodzakelijkerwijs in algemene termen wordt weergegeven, aangezien het niet mogelijk is om alle beschikbare wettelijke uitzonderingen uiteen te zetten. In het geval van Carpenter’s beleid inzake prijzen en promotionele vergoedingen wordt echter erkend dat een lagere prijs kan worden gegeven aan een klant zodat Carpenter kan concurreren met aantoonbare kostenbesparingen die worden aangeboden door een van onze concurrenten. Een grotere promotionele korting kan worden gegeven aan een klant die concurreert met een of meer andere klanten wanneer deze te goeder trouw wordt gegeven om tegemoet te komen aan de korting van een concurrent. Dergelijke uitzonderingen moeten echter worden goedgekeurd door de juridische afdeling.
Er moet worden opgemerkt dat de antitrustwetten van de Verenigde Staten van toepassing kunnen zijn op transacties of overeenkomsten die in het buitenland worden aangegaan wanneer er een aanzienlijke invloed is op de binnenlandse of buitenlandse handel van de Verenigde Staten. Dit kan zelfs het geval zijn als de transacties burgers of bedrijven van andere landen betreffen. Daarom moeten werknemers voorgestelde internationale transacties bespreken met de juridische afdeling om te bepalen of hun effect op de binnenlandse of buitenlandse handel ze binnen de jurisdictie van de antitrustwetten van de Verenigde Staten brengt. Ook moet worden opgemerkt dat in sommige gevallen, of de antitrustwetten van de Verenigde Staten nu wel of niet van toepassing zijn, de antitrustwetten van andere landen van toepassing kunnen zijn. In dergelijke gevallen vereist het beleid van Carpenterdat de toepasselijke wetgeving wordt nageleefd.
Naleving van wetten van landen buiten de Verenigde Staten
Van werknemers wordt verwacht dat ze de wetten naleven van elk land of rechtsgebied waarin Carpenter actief is of zaken doet. Het feit dat in sommige landen bepaalde gedragsnormen wettelijk verboden zijn, maar dat dergelijke verboden in de praktijk niet worden gehandhaafd of dat schendingen ervan niet onderhevig zijn aan publieke kritiek of afkeuring, vormt geen excuus voor schendingen van deze wetten door onze werknemers. Werknemers dienen contact op te nemen met de juridische afdeling als ze vragen hebben over de naleving van de wetten van een land buiten de Verenigde Staten.
Bestrijding van witwassen en financiering van terrorisme
Carpenter voldoet aan alle toepasselijke wet- en regelgeving tegen het witwassen van geld. Het witwassen van geld is elke poging om de opbrengst van criminele activiteiten legitiem te laten lijken. Carpenter voldoet ook aan alle toepasselijke wet- en regelgeving ter bestrijding van de financiering van terrorisme, gedefinieerd als een handeling gericht op het creëren van sociale terreur of het in gevaar brengen van mensen, eigendommen en de openbare vrede. Onze werknemers moeten te allen tijde alert zijn op verdachte activiteiten die betrekking kunnen hebben op het voorgaande en dergelijke activiteiten onmiddellijk melden aan een lid van het senior management of de juridische afdeling.
Als onderdeel van de kernfilosofie van menselijke relaties, houdt Carpenter zich aan de volgende fundamentele werkgelegenheids-/mensenrechtenconcepten in zijn interacties met zijn werknemers:
Opendeurbeleid
CarpenterHet opendeurbeleid weerspiegelt onze overtuiging dat werkgerelateerde problemen van onze werknemers het best binnen onze organisatie kunnen worden aangepakt. Daarnaast heeft elke werknemer het recht en de verantwoordelijkheid om gedrag waarvan hij denkt dat het niet voldoet aan de normen van onze Gedragscode & Ethiek onder de aandacht van het management te brengen. Alleen door dergelijke zorgen onder de aandacht van het management te brengen, kan Carpenter de zorgen van werknemers direct in overweging nemen en op de juiste manier aanpakken. Bijgevolg moeten werknemers alle handelingen of transacties die volgens hen een inbreuk kunnen vormen op onze Gedragscode en ethiek onmiddellijk melden aan hun supervisor, hun Human Resources manager, de juridische afdeling, de afdeling Internal Audit en/of een lid van het senior management. Dergelijke mededelingen worden vertrouwelijk behandeld en zullen niet leiden tot vergelding.
Carpenterverwacht dat niemand in het management kritisch is over je bezorgdheid. Uiteraard kan niet elke bezorgdheid of vraag naar tevredenheid van de betrokken persoon worden opgelost. We willen echter alles doen wat redelijkerwijs mogelijk is om ervoor te zorgen dat uw bezorgdheid of vraag de juiste aandacht krijgt in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving en deze Gedragscode & Ethiek en niet zal leiden tot represailles.
Gelijke kansen
Carpenter Het beleid vereist dat iedereen gelijke kansen op werk en promotie krijgt, ongeacht ras, huidskleur, geslacht, afkomst, leeftijd, lichamelijke of geestelijke handicap, veteranenstatus, religie, afkomst, burgerlijke staat, seksuele geaardheid of enige andere classificatie die door de toepasselijke wetgeving wordt beschermd. Gedrag dat niet in overeenstemming is met onze filosofie van wederzijds respect voor alle werknemers wordt niet getolereerd. Carpenter is een werkgever die gelijke kansen biedt en elke vorm van arbeidsdiscriminatie is verboden. Overtredingen van ons beleid of de toepasselijke wetgeving moeten onmiddellijk worden gemeld aan de supervisor, de personeelsmanager of een lid van het management.
Intimidatie- discriminatievrije werkplek
Carpenter zet zich in om alle werknemers een veilige en harmonieuze werkomgeving te bieden, zonder enige vorm van intimidatie, discriminatie of vergelding. Als tegenprestatie verwacht Carpenter dat al onze medewerkers elkaar met hoffelijkheid en eerlijkheid behandelen en de waardigheid van hun collega’s respecteren. Carpenter tolereert geen pesterijen, discriminatie of represailles van welke aard dan ook van een medewerker tegen een andere medewerker.
Daarnaast zijn alle verbale en fysieke bedreigingen van gewelddadig gedrag onaanvaardbaar en moeten deze onmiddellijk worden gemeld aan de betreffende supervisor, Human Resources manager of een lid van het management. Carpenter zal elke dergelijke melding onderzoeken en elke werknemer die zich schuldig maakt aan bedreigingen met of daadwerkelijk geweld zal worden onderworpen aan disciplinaire maatregelen, tot en met beëindiging van het dienstverband.
Dwang- of kinderarbeid
Carpenter maakt geen gebruik van dwangarbeid, kinderarbeid of verplichte arbeid en tolereert dit ook niet. Carpenter biedt zijn werknemers concurrerende lonen en secundaire arbeidsvoorwaarden die voldoen aan de vereisten van de toepasselijke wetgeving en deze vaak overtreffen.
Relaties met werknemers
We erkennen en respecteren de fundamentele arbeidsrechten en -vrijheden van onze werknemers, inclusief de vrijheid van vereniging; onze werknemers en het management erkennen echter ook al lang de voordelen van een directe samenwerking om het succes van ons bedrijf op de lange termijn te verzekeren. We vertrouwen erop dat Carpenter succesvol zal blijven door samen te werken in een geest van samenwerking, wederzijds respect en begrip.
Veiligheid, gezondheid en milieu
Carpenter zet zich in voor een veilige en gezonde werkplek voor al zijn werknemers. Het bedrijf zet zich ook in voor de volledige naleving van alle toepasselijke wet- en regelgeving, waarvoor het bewustzijn, de medewerking en de participatie van alle Carpenter werknemers vereist is. We zijn allemaal verantwoordelijk voor het naleven van vastgestelde operationele procedures, het volgen van ons gezondheids- en veiligheidsbeleid en het naleven van de toepasselijke milieuwet- en regelgeving met betrekking tot de uitstoot, lozing, verwerking en verwijdering van industriële en gevaarlijke afvalstoffen. Het is de verantwoordelijkheid van elke werklocatie om bekend te zijn met de van toepassing zijnde procedures, beleidsregels, wetten en voorschriften en deze na te leven.
In alle rechtsgebieden waarin we actief zijn, zijn er op meerdere niveaus regelgevende instanties die ervoor zorgen dat de wet- en regelgeving op het gebied van veiligheid, gezondheid en milieubescherming wordt nageleefd. Het is Carpenter’s intentie om te voldoen aan zowel de letter als de geest van de wetten en regels die door deze instanties worden opgelegd en om te proberen een coöperatieve houding te ontwikkelen met inspectie- en handhavingspersoneel van deze instanties.
Duurzaamheid
Carpenter heeft duurzaamheid omarmd als een kernonderdeel van wie en wat we zijn. Heel eenvoudig: we willen waardevolle oplossingen bieden die het leven van mensen verbeteren en er tegelijkertijd voor zorgen dat we stappen nemen om onze planeet te beschermen.
Politieke activiteiten en bijdragen
Carpenter moedigt onze medewerkers aan om persoonlijk deel te nemen aan het politieke proces; u moet echter alles in het werk stellen om ervoor te zorgen dat u niet de indruk wekt dat zij spreken of handelen namens Carpenter. Carpenter zal geen bijdragen leveren aan politieke partijen of kandidaten, noch zal het enige vorm van steun verlenen die als een politieke bijdrage kan worden beschouwd. Werknemers die een bezoek brengen aan of tijdelijk verblijven in een ander land dan hun thuisland, mogen niet deelnemen aan politieke activiteiten in dat land.
Civiele activiteiten
Carpenter moedigt onze werknemers aan om persoonlijk actief deel te nemen aan hun gemeenschap en diverse organisaties te steunen, op voorwaarde dat dit hun individuele werk of de activiteiten van Carpenter niet belemmert of in de weg staat.
Privacy van gegevens
Carpenter verplicht zich tot naleving van alle toepasselijke privacywetten bij het verzamelen, gebruiken en delen van persoonlijke informatie over zijn werknemers, verkopers, klanten of andere personen.
Naleving van leveranciers, klanten en contractanten
Carpenterverwacht van haar leveranciers, klanten en aannemers dat zij zich vertrouwd maken met deze Gedragscode & Ethiek en hun respectieve activiteiten uitvoeren in volledige overeenstemming met de inhoud ervan. Carpenter behoudt zich het recht voor om hun naleving van tijd tot tijd te certificeren.
Overtredingen
Carpenter van werknemers wordt verwacht dat zij deze Gedragscode en ethische normen naleven tijdens hun zakelijke transacties. Dienovereenkomstig zal elke werknemer die deze Gedragscode en ethiek bewust overtreedt, of een ondergeschikte of een collega dit bewust laat doen, onderworpen worden aan disciplinaire maatregelen, tot en met ontslag.
Herz. datum: Juli 2024
Meertalige edities